smart worker internazionale - nuove regole framewrok agreement
Social security|4 Marzo 2024|

Smart working internazionale: le nuove regole in materia previdenziale

Il Framework agreement in vigore dal 1° gennaio 2024 anche per l’Italia, innalza dal 25% a poco meno del 50% la percentuale del tempo di lavoro svolto, in modalità agile, nel Paese di residenza, che consente di mantenere i contributi previdenziali nel Paese del datore di lavoro.

Il 28 dicembre 2023 il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ha sottoscritto l’Accordo quadro europeo sul telelavoro dei transfrontalieri (“Framework Agreement on the application of Article 16 (1) of Regulation (EC) No. 883/2004 in cases of habitual cross-border telework”). L’accordo, entrato in vigore per l’Italia a partire dal 1° gennaio 2024, rappresenta un passo significativo verso la semplificazione gestionale del lavoro da remoto svolto (in parte) all’estero.
Uno dei principi fondamentali su cui poggia la regolamentazione comunitaria in materia previdenziale e, in particolare, il Regolamento n. 883/2004, è quello dell’unicità della legislazione applicabile, in base al quale le persone destinatarie della normativa comunitaria sono soggette alla legislazione di un solo Stato membro, da individuarsi sulla base dei criteri contenuti nello stesso Regolamento.
Deroghe a questo principio della “lex loci laboris”, sancito all’articolo 11 del Regolamento di base sono previste agli articoli 12 (“distacchi”) e 13 (esercizio di attività in due o più Stati membri): quest’ultimo, ai fini dell’individuazione della legislazione previdenziale applicabile al rapporto di lavoro, stabilisce, al par. 1 lett. a), che il lavoratore è soggetto al regime di previdenza dello Stato membro di residenza qualora svolga in esso una parte “sostanziale” dell’attività, ossia almeno il 25% dell’orario di lavoro.

Il Regolamento (CE) n. 883/2004 (o “Regolamento di Base”), è stato tuttavia concepito in un’epoca in cui il lavoro a distanza non era diffuso come oggi, dimostrandosi, nella sua attuale formulazione, uno strumento troppo rigido in un contesto in cui, il lavoro da remoto – anche in ambito transnazionale – rappresenta il “new normal” nell’organizzazione del lavoro.

Per far fronte alle sfide poste dalla pandemia da Covid-19 e per adeguarsi all’evoluzione del contesto sociale e lavorativo, la Commissione Amministrativa ha emesso una nota contenente linee guida sulla legislazione applicabile al telelavoro, in cui si raccomandava che lo svolgimento del lavoro remoto in uno Stato membro diverso da quello in cui il lavoratore normalmente operava non comportasse un cambio nella legislazione applicabile. Inizialmente, l’applicazione di tali linee guida era prevista fino al 31 dicembre 2020, ma è stata successivamente estesa per “motivi di forza maggiore” fino al 30 giugno 2021, poi fino al 31 dicembre 2021 e infine fino al 30 giugno 2022.
Una volta superate le cause di forza maggiore, è stato deciso di introdurre un periodo di transizione durante il quale la legislazione applicabile sarebbe rimasta immutata, fino al 30 giugno 2023.

Constatata l’importanza crescente del telelavoro, la Commissione Amministrativa ha elaborato un nuovo quadro normativo. A partire dal 1° luglio 2023, la maggior parte dei Paesi membri ha sottoscritto l’Accordo Quadro per l’applicazione dell’articolo 16 del Regolamento n. 883/2004, noto come “Framework Agreement“.
In base a questo accordo, i lavoratori transfrontalieri potranno, in determinate condizioni, svolgere il telelavoro fino al 49,99% del tempo nel loro Paese di residenza, pur rimanendo soggetti al regime previdenziale dello Stato in cui si trova la sede legale del datore di lavoro, a condizione che entrambi gli Stati membri siano firmatari del Framework Agreement.
Dopo mesi di incertezza, anche l’Italia ha finalmente sottoscritto l’Accordo, unendosi ad altri 19 Paesi.

Il framework agreement rappresenta dunque un’eccezione alle previsioni dell’art. 13 par. 1 del Regolamento comunitario 883/2004. L’ambito di applicazione si limita ai lavoratori impiegati da un’azienda con sede in uno Stato membro (firmatario dell’accordo quadro), ma che svolgono il loro lavoro in telelavoro nel proprio Paese di residenza per non più del 50% del tempo (anche questo firmatario dell’accordo quadro).

Cosa significa “telelavoro”?

L’articolo 1 dell’Accordo Quadro e il relativo Memorandum esplicativo, definiscono “telelavoro” un’attività che i lavoratori dovrebbero poter svolgere in qualunque sede, sia presso i locali del datore di lavoro che in uno o più Stati membri diversi rispetto a quello di svolgimento abituale dell’attività. Inoltre, l’attività da remoto deve basarsi sull’utilizzo di tecnologie che consentano al lavoratore di rimanere connesso con il proprio datore e l’ambiente di lavoro in modo da permettergli, senza alcuna limitazione, lo svolgimento delle attività assegnate.

Come si applica l’accordo ai telelavoratori in Area UE?

Sulla base del Framework Agreement, i lavoratori dipendenti che svolgono abitualmente attività di telelavoro transfrontaliero ai sensi dell’articolo 1 di cui sopra e che ricadrebbero nell’ambito di applicazione dell’art. 13 (1) (a) del Regolamento base e artt. 14 (8) e 14 (10) del Regolamento applicativo 987/2009, potranno scegliere il mantenimento del regime previdenziale dello Stato in cui ha sede il datore di lavoro, nella misura in cui svolgano nel proprio Stato di residenza meno del 50% del loro orario di lavoro totale e continuino a lavorare presso la sede legale del loro datore di lavoro in un altro Stato membro per la restante parte dell’attività.
Poiché si tratta di un regime facoltativo, spetta al datore di lavoro presentare la relativa domanda ai sensi dell’articolo 16 del Regolamento Comunitario 883/2004 presso l’Istituto Previdenziale dello Stato membro in cui ha sede l’azienda.
La presentazione della domanda – ad oggi siamo in attesa delle istruzioni operative da parte dell’INPS – deve essere corredata da un accordo firmato con il lavoratore, in assenza del quale saranno applicate le disposizioni ordinarie stabilite dall’articolo 13 del Regolamento UE 883/2004, che prevedono l’applicazione della legislazione previdenziale dello Stato di residenza del lavoratore se l’attività lavorativa viene ivi svolta per almeno il 25% dell’orario totale. Tale richiesta può essere presentata per un periodo massimo di tre anni prorogabili. Si tratta in ogni caso di un’opzione, in quanto al lavoratore viene riconosciuta la possibilità di applicare gli ordinari criteri previsti dal Regolamento.
Le richieste non possono essere presentate con effetto retroattivo superiore a 3 mesi, eccetto quelle presentate per il periodo transitorio 1° luglio 2023 – 30 giugno 2024 per le quali è possibile ottenere l’efficacia retroattiva fino a 12 mesi, purché tali richieste siano successive alla data di sottoscrizione dell’accordo.

Oltre al carattere opzionale della richiesta, è importante considerare che l’applicabilità del nuovo Accordo Quadro è subordinata a una serie di altre condizioni:

  1. Sia lo Stato membro di residenza del dipendente che quello dove ha la sede legale del datore di lavoro devono essere firmatari dell’Accordo Quadro;
  2. il lavoratore non può svolgere abitualmente altre tipologie di attività (nello Stato di residenza), né lavorare abitualmente in uno Stato diverso da quello di residenza o da quello della sede legale del datore di lavoro;
  3. l’attività lavorativa deve essere svolta per un periodo inferiore al 50% del tempo nel proprio Paese di residenza e, per la maggior parte del tempo (oltre il 50%), nello Stato membro dove il datore di lavoro ha fissato la propria sede;
  4. l’Accordo non trova applicazione in favore dei lavoratori autonomi.

Gli effetti per aziende e lavoratori

È possibile identificare tre scenari distinti in base alla percentuale di lavoro svolto nel Paese di residenza, con diverse ricadute sulla legislazione previdenziale applicabile al rapporto e sugli adempimenti in capo al datore di lavoro:

Telelavoro nello Stato di residenza del lavoratore è inferiore al 25% dell’orario di lavoroTelelavoro nello Stato di residenza del lavoratore compreso tra il 25% e il 49% dell’orario di lavoro e la parte prevalente dell’attività (più del 50% del complessivo tempo di lavoro) viene svolta nel Paese in cui ha sede il datore di lavoro ed entrambi i Paesi sono firmatari del Framework AgreementIl telelavoro nello Stato di residenza del lavoratore rappresenta il 25% o più dell’orario di lavoro ma uno o entrambi gli Stati non sono firmatari del Framework agreement oppure il telelavoro è pari o superiore al 50%
Il lavoratore rimarrebbe assicurato nello Stato del datore di lavoro secondo le ordinarie previsioni di cui all’art. 13 par. 1 lett. b) del Reg. 883/2004.Previa specifica richiesta (corredata da un accordo tra il datore e il suo dipendente) da presentarsi, ai sensi dell’art. 16 del Regolamento di base, all’istituto previdenziale dello Stato del datore di lavoro, il lavoratore può continuare a essere assicurato nello Stato del datore di lavoro per un periodo massimo di tre anni, rinnovabile. Il datore di lavoro non dovrà registrarsi presso le autorità del Paese di residenza del lavoratore e attivare i versamenti previdenziali tramite un agente locale.In tale caso (salvo il raggiungimento di possibili accordi in deroga da parte delle autorità dei due Stati), troveranno applicazione le regole ordinarie, e al rapporto di lavoro sarà applicata la legislazione previdenziale del Paese di residenza del dipendente.
Carlo Medros
Carlo MedrosGlobal Mobility Manager at ECA ITALIA

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