Smart working transfrontaliero, quando la flessibilità diventa una scelta previdenziale

Dal 2024 un framework europeo consente al dipendente di lavorare da remoto dal proprio Paese di residenza senza cambiare regime contributivo, ma solo entro soglie precise e su richiesta esplicita. Per le direzioni HR la policy sul lavoro da remoto internazionale è una decisione di compliance. 

Il lavoro da remoto oltre confine è entrato stabilmente nelle aspettative dei dipendenti e nelle policy delle aziende. Ciò che spesso resta in secondo piano è che, quando il lavoratore risiede in un Paese diverso da quello in cui ha sede il datore di lavoro, la scelta di dove svolgere la prestazione non incide soltanto sull’organizzazione del lavoro, ma determina quale legislazione (non solo) previdenziale si applica e, di conseguenza, in quale Stato vanno versati i contributi. 

Il principio generale del coordinamento europeo è la cosiddetta lex loci laboris: il lavoratore è soggetto alla legislazione dello Stato in cui l’attività è effettivamente svolta. Applicato al telelavoro, questo criterio produce un effetto che molte aziende non considerano, almeno in una prima fase. Se un dipendente lavora abitualmente in più Stati e svolge almeno il 25% dell’attività nel Paese di residenza, la regola ordinaria (articolo 13 del Regolamento UE 883/2004) sposta la copertura previdenziale proprio nel Paese di residenza, anche quando il datore di lavoro ha sede altrove. In pratica, un collaboratore che lavora da casa in Francia per un’impresa italiana per una quota significativa del proprio tempo rientrerebbe nel sistema previdenziale francese. 

Per gestire questa fattispecie è stato sottoscritto il Framework Agreement sul telelavoro transfrontaliero, in vigore dal 1° gennaio 2024, che introduce una deroga specifica all’articolo 13. L’accordo consente al dipendente di continuare a versare i contributi nel Paese in cui ha sede il datore di lavoro, a condizione che il telelavoro nel Paese di residenza resti inferiore al 50% dell’orario complessivo. La logica applicativa si articola in tre scenari: 

• sotto il 25% di lavoro da remoto nel Paese di residenza valgono le regole ordinarie e il lavoratore resta assicurato nello Stato del datore;  

• nella fascia compresa tra il 25% e il 49%, e a condizione che la parte prevalente sia svolta nel Paese del datore, si può applicare il Framework Agreement; 

• al raggiungimento o al superamento della quota del 50%, oppure quando anche uno solo degli Stati coinvolti non ha aderito all’accordo, si torna alle regole ordinarie senza possibilità di deroga. 

È bene però evidenziare alcuni vincoli: l’applicazione del Framework Agreement non è mai automatica, in quanto soggetta a una richiesta formale alle autorità competenti, accompagnata dal rilascio del certificato A1, che va ottenuto prima dell’inizio dell’attività da remoto. L’accordo inoltre, opera solo se entrambi gli Stati interessati lo hanno sottoscritto, ragione per cui la verifica preventiva dello status di firmatario è il primo passo obbligato di ogni valutazione. 

Per la funzione HR la conseguenza è operativa prima ancora che giuridica. Una policy di lavoro da remoto internazionale significa governare la flessibilità, traducendo un beneficio percepito come libertà (lo svolgimento di attività lavorativa in un Paese diverso da quello del proprio datore di lavoro) in regole misurabili e verificabili, definite a monte e monitorate nel tempo.